Allmänna villkor för Seiva Optimera

Senast ändrat 20241115

Allmänt

Dessa Allmänna villkor (AV) reglerar förhållandet mellan Kund och Visma Advantage AB (Visma).

Avtalets syfte

Visma tillhandahåller tjänsten Seiva Premium, hädanefter benämnt Tjänsten, som avser ge kostnadsreduktioner och stordriftsfördelar genom en samlad köpkraft.

Visma erbjuder inköpsavtal och rabatter på varor och tjänster hos flera kända leverantörer. Visma övervakar marknaden för att hela tiden eftersträva att ge Kund bästa villkoren på de varor och tjänster som erbjuds.

Kundens rättigheter

• Rätt att kontakta Visma support med ingående frågor om användandet av Tjänsten.
• Rätt att ta del av alla nya versioner av Tjänsten.
• Ta del av alla nya leverantörsavtal för Tjänsten.
• Ta del av omförhandlade leverantörsavtal för Tjänsten.
• Rätt att bli informerad om avtalsuppdateringar, kampanjer och nya/ändrade leverantörsavtal genom Inköpsportalen.

Kundens skyldigheter

• Licensavgift. Kund hos Visma förbinder sig att betala en årlig licensavgift som ger tillgång till Visma inköpsportal och leverantörsavtal. Medlemslicens är angivet exkl. moms. Licensavgift faktureras månaden innan varje nytt licensår påbörjas. Licensår påbörjas vid kontraktsdatum. Nyttjanderätten och rätten att erhålla tjänsten förutsätter vid var tidpunkt att gällande avgifter erlagts avtalsenligt.
• Säkerhet och lösenord. Kunden ansvarar för att företagets och de anställdas användar-identifikationer handhas på ett säkert sätt.
• Kunden ansvarar för att hålla sig uppdaterad vad avser leverantörsavtalen och annan information som rör Tjänsten. Information tillhandahålls enligt beskrivning under rubriken Information

• Tillhandahålla Support under angivna tider som finns angivna i Inköpsportalen. Support tillhandahålls, efter Vismas val, via internet, e-post eller telefon.
• Tillhandahålla aktuell och uppdaterad information om;
  - Kontaktinformation till leverantör,
  - Information om hur Kund kan nyttja leverantörsavtal,
  - Leverantörs Allmänna Villkor
• Åtgärda anmälda fel i Tjänsten som på ett allvarligt sätt påverkar funktionaliteten så snart detta är möjligt. Detta avser funktionalitet i Inköpsportalen och Visma förbehåller sig rätten att avgöra hur och vid vilket tillfälle en åtgärd ska utföras.

Begränsningar i Visma Skyldigheter

• Göra kundspecifika anpassningar i Tjänsten.
• Tjänsten som tillhandahålls via Inköpsportalen är under normala förhållanden tillgänglig dygnet runt. I de fall Inköpsportalen drabbas av driftsstörning frånskriver sig Visma allt ansvar för skada som orsakas av driftstörningen.
• Visma frånskriver sig allt ansvar vid eventuellt missbruk av kundens användaridentifikation vilket innefattar lösenord och användarnamn för alla anställda som använder Visma inköpsportal. Visma frånskriver sig allt ansvar beträffande missbruk av kundens information som är tillgänglig i portalen.

Förhållandet till Vismas leverantörer

Kund förbinder sig att godkänna och följa de villkor och bestämmelser som den enskilda leverantören har för de tjänster och varor, som kund beställer genom sitt medlemskap i Tjänsten. Kund får i portalen tillgång till respektive leverantörs allmänna villkor och ansvarar för att sätta sig in i dessa.

Tillgång till villkor och inloggning hos leverantörerna fås i portalen. Beställning görs direkt hos aktuell leverantör som levererar den beställda varan eller tjänsten till Kund.

Det kan förekomma att leverantören gör en kreditvärdering av dig som kund.

Visma kommer löpande att ingå avtal med de leverantörer som ger de bästa villkoren. Visma förbehåller sig rätten att, om bättre villkor uppnås, byta leverantör med information om bytet till kunden innan bytet sker.

Vid ett eventuellt byte av leverantör kommer det avtal kund aktiverat med den enskilde leverantören att avslutas när avtalet löper ut. Kund kommer därefter överflyttas till en ny leverantör med motsvarande tjänst.

Om Kund behöver hjälp eller har frågor om Tjänsten kan kunden vända sig till Visma eller direkt till Leverantör.

Tjänsten förutsätter informationsdelning mellan Leverantör och Visma.

De varor och tjänster som kunden beställer av Visma levereras direkt från leverantör till kunden. Detta innebär att Visma varken kan kontrollera att varan/tjänsten blir levererad i rätt tid eller att den är i det skick som angavs i kontraktet. Kunden måste själv omedelbart reklamera direkt till Leverantör.

Affärspartners

Visma kan komma att dela dina personuppgifter med våra partners i det fall det förefaller legitimt ur ett affärsperspektiv och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Detta sker för samtliga kunder till Seiva med Elgiganten, AJ Produkter och AAA Soliditet AB för kreditupplysning.

Behandling av personuppgifter och personuppgiftsbiträdesavtal

För Visma är det viktigt att säkra våra kunders integritet genom att uppfylla de krav som ställs för
behandling av personuppgifter i den gällande personuppgiftslagen samt dataskyddsförordningen (GDPR) som är tillämplig från och med den 25 maj 2018.

Syftet med att bli kund hos Visma Advantage är att använda Inköpsportalen och få information från
Leverantörer om priser, produkter och erbjudanden utifrån Kundens intressen. Inom ramen för Tjänsten kan Kunden registrera särskilda intresseområden m m som Kundens Användare, Administratörer och Huvudkontakter är intresserade av. För att kunna göra Inköpsportalen tillgänglig för Kunden och att genom den kommunicera erbjudanden utifrån Kundens registrerade intresseområden måste Visma behandla personuppgifter om Kundens Användare, Huvudkontakter och Administratörer.

Kunden är personuppgiftsansvarig för personuppgifter hänförliga till Kundens Användare, Administratörer och Huvudansvariga och är ansvarig för att överföring av personuppgifter från Kunden till Visma och Vismas underleverantörer och samarbetspartners sker på ett lagligt sätt. Kunden är också ansvarig för att det finns laglig grund för behandlingen av personuppgifterna på det sätt som anges häri. Visma ska i egenskap av personuppgiftsbiträde åt Kunden behandla personuppgifterna i enlighet med instruktioner från Kunden, på sätt som finns angivet i dessa AV, samt i enlighet med de instruktioner som lämnas av Kunden till Visma inom ramen för Kundens normala användning av Tjänsten.

För att bistå Kunden med att fullgöra Kundens informationsplikt enligt gällande regler för personuppgiftsbehandling kommer Visma lämna ett meddelande till Kundens Användare, Administratörer och Huvudkontakter när de loggar in på Tjänsten. Syftet med ovan angivet meddelande är att därigenom informera Kundens Användare, Administratörer och Huvudkontakter om hur Visma på uppdrag av Kunden behandlar deras personuppgifter. Informationen ger vidare Användare, Administratörer och Huvudkontakter möjlighet att kontakta Kunden och frånträda sina respektive roller för det fall de inte längre önskar att Tjänsten/ Inköpsportalen, på uppdrag av Kunden ska behandla deras personuppgifter. För att Tjänsten ska fungera kan inte Huvudkontakter ta tillbaka sitt samtycke till fortsatta behandlingar. I detta fall måste den tidigare Huvudkontakten antingen ersättas med en ny Huvudkontakt alternativt kommer Tjänsten avslutas.

I profilen til Huvudkontakter, Administratörer och Användare registrerar Visma på uppdrag av Kunden
personlig grunddata för att kunna kommunicera med dem t.ex namn, e postadress, telefonnummer, titel och liknande uppgifter. Utöver det registrerar Visma på uppdrag av Kunden hur Användare, Huvudkontakter och Administratörer använder systemet och Vismas internetsidor vid användande av Tjänsten. De uppgifterna används till att skapa en intresseprofil. Den används för att anpassa sidvisningar på Vismas internetsidor i Vismas system -t.ex i Inköpsportalen. Så att den ska bli mer relevant för den enskilde Användaren, Huvudkontakten och Administratören. Upplysningarna är också grunden för att Visma på uppdrag av kunden ska kunna kontakta, samt förmedla information och erbjudanden till Kundens Administratörer, Huvudkontakter och Användare. Om en person är Huvudkontakt på ett företag och beställare på ett annat kommer personuppgifterna behandlas som om personen är Huvudkontakt. Användare, Huvudkontakter och Administratörer kan när som helst uppdatera sina intresseområden.

Visma kommer, på uppdrag av Kunden att behandla personuppgifter om Kundens Administratörer, Huvudkontakter och Användare så länge de representerar Kunden i Inköpsportalen.

Som en del av att använda Tjänsten samtycker Kunden generellt till att Visma använder underleverantörer(underbiträden vid behandling av personuppgifter) i och utanför EU/EEA, som t.ex Oracle (Eloqua), Google (Analytics) och andra bolag i Visma Group. Visma använder Oracle Eloqua och Google Analytics som verktyg till att skapa och administrera de intresseprofiler som nämnts ovan. Visma säkerställer behandling av personuppgifter genom avtal med sina underleverantörer. All användning av underleverantörer omfattas av Visma-koncernens Privacy Statement. Om Vismas underleverantörer finns utanför EU/EES
området - som t.ex Oracle och Google - ger Kunden Visma befogenheten att säkerställa lämpliga rättsliga grunder för sådana överföringar för Kundens räkning, genom att införa EU-standardavtalsklausuler.

Kunden kan ta kontakt med info@seiva.se för mer information om underleverantörer eller ställa andra frågor relaterat till personuppgifter och Kundens arbete med intern compliance i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) kapitel 3 samt artikel 32- 36 som innefattar Vismas biträde till Kunden i egenskap av personuppgiftsbiträde enligt dessa AV, med hänsyn tagen till typen av behandling och den information som är tillgänglig för Visma.

Visma ska säkerställa konfidentialitet, integritet och tillgänglighet av personuppgifter enligt den dataskyddslagstiftning som gäller för Visma i egenskap av personuppgiftsbiträde till Kunden. Visma ska genomföra systematiska, organisatoriska och tekniska åtgärder för att säkerställa en rimlig säkerhetsnivå, med hänsyn tagen till den senaste tekniken och implementeringskostnader i förhållande till den risk som behandlingen innebär, och typen av personuppgifter som ska skyddas.

Visma ska i egenskap av personuppgiftsbiträde bistå Kunden som personuppgiftsansvarig med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, så långt det är möjligt med hänsyn tagen till typ av behandling och den informationen som är tillgänglig för Visma i egenskap av personuppgiftsbiträde, för att uppfylla Kundens skyldigheter som personuppgiftsansvarig enligt gällande dataskyddslagstiftning avseende förfrågningar från registrerade och allmänt dataskydd enligt dataskyddsförordningen (GDPR) artikel 32-36.

Om Kunden behöver information om säkerhetsåtgärder, dokumentation eller annan information om hur Visma i egenskap av personuppgiftsbiträde behandlar personuppgifter, och sådana förfrågningar innebär att mer information än den standardinformation som tillhandahålls av Visma för att följa gällande dataskyddslagstiftning som personuppgiftsbiträde, och det innebär mer arbete för personuppgiftsbiträdet, kan Visma debitera Kunden för sådana ytterligare tjänster.

Om Kund begärt granskning, revision eller annan compliance-information relaterat till artikel 28 i dataskyddsförordningen (GDPR) och sådan granskning, revision eller begärd compliance-information redan utförts och redovisats i en rapport av en kvalificerad tredje part under de senaste tolv månaderna, och Visma bekräftar att de granskade kontrollerna/informationen inte väsentligt förändrats, är Kunden skyldig att godta de resultat/information som redovisats i sådan rapport i stället för att begära en ny granskning, revision eller liknande.

Visma ska radera eller återlämna personuppgifter som behandlats för Kundens räkning till Kunden vid
avslutande av kundrelationen med undantag för sådana uppgifter som Visma är skyldig att bevara
enligt lag.

Konfidentialitet

Båda Parter förpliktigar sig till att behandla konfidentiell information på ett säkert sätt. Med konfidentiell information menas den information som parterna efter en rimlig värdering borde förstå att andra inte borde känt till.

Uppsägning och hävning
Detta avtal gäller 1 år i taget om inte avtalet sagts upp senast 3 månader före avtalsperiodens slut.
Besked om uppsägningen ska framställas till Visma skriftligen via e-post, fax eller brev.

Avtalet förnyas automatiskt med 1 år i taget när medlemsfakturan blivit betald. Efter att licenstiden löpt ut har Kund inte längre möjlighet att beställa varor/tjänster genom Vismas avtal, varken genom eller utanför Inköpsportalen. Om kunden använder avtalen efter det att uppsägningstiden gått ut kommer kunden bli fakturerad på ordinarie villkor direkt från aktuell leverantör.

Fakturor utställda av Visma
Invändning mot faktura skall vara Visma tillhanda senast 14 dagar efter fakturadatum. Kontakta Visma på 010-141 29 00 eller via e-post till info@seiva.se

Immateriella rättigheter
Visma är ägare till alla immateriella rättigheter för Tjänsten eller har avtal med andra upphovsmän eller rättighetshavare i händelse av att produkten innehåller källkoder eller andra rättigheter som Visma inte har rättigheterna till.

Detta gäller även den dokumentation, såväl elektronisk som tryckt, som hör till Tjänsten.

Överlåtelse
Kund får inte utan skriftligt godkännande från Visma överlåta, hyra ut, låna ut, sälja eller på annat sätt ge tillgång till Inköpsportalen och avtal. Det är inte heller tillåtet att överlåta licensavtalet till tredje part utan skriftligt godkännande från Visma. Detsamma gäller om Kund blir fusionerad eller försätts i konkurs.

Avgift avseende medlemslicens
Nya eller fler användarlicenser debiteras enligt vid tidpunkten gällande prislista. Den årliga medlemsavgiften är baserad på ett rimligt användande av Tjänsten. Betalning ska vara Visma tillhanda på fakturans förfallodag. Visma förbehåller sig rätten att ändra pris för kommande avtalsperiod.

Information
Information görs tillgänglig för Kund på Inköpsportalen och i de fall administratör/användare valt att mottaga sådan information via e-post.

Ansvarsbegränsning
Visma friskriver sig från allt ansvar för varje personskada, sakskada eller förmögenhetsskada som kan följa direkt eller indirekt av användandet av Vismas tjänst. Eventuell ersättning kan aldrig bli större än den erlagda avgiften för tjänsten. Detsamma gäller även vid driftsstörningar, såväl planerade som oplanerade, eller förlust av data.

Tvistelösning och lagval
Parternas rättigheter och skyldigheter enligt detta AV skall i sin helhet lyda under svensk lag. Tvister angående tolkning av AV eller användning av Tjänsten, skall parterna försöka lösa genom uppgörelse i godo. Om tvisten inte kan lösas på detta sätt, skall tvisten lösas av allmän domstol, med Stockholms tingsrätt som första instans.

Force Majeure
Parterna skall vara befriade från skyldigheter som kan följa av avtalet i det fall omständighet inträder som ligger utanför parternas kontroll. Part äger häva avtalet, delvis eller i sin helhet, om sådan omständighet inträder. Hävning skall föregås av en skriftlig framställning om uppsägning med angivande av orsak.