Bilpolicy – gratis mall till företaget

Med en tjänstebilspolicy undviker företaget missförstånd med sina anställda. Där kan bland annat kostnader och miljöaspekter regleras på ett smidigt sätt. Ladda ner vår kostnadsfria mall och slipp onödiga problem.

Utan en bilpolicy som tydligt beskriver vad som gäller för ett företags tjänstebilar är det som upplagt för missförstånd mellan arbetsgivare och anställda. Dessutom riskerar kostnader och utsläpp att skena. Ladda ner vår färdiga mall för tjänstebilspolicy och undvik kostsamma missuppfattningar.

Bråttom? Ladda ner en färdig mall för tjänstebilspolicy direkt och få ordning på ägande och användande av tjänstebilar i företaget.

Vad är en bilpolicy?

En tjänstebilspolicy beskriver riktlinjer och regler för inköp och användning av tjänstebilar hos företag och organisationer. Policyn reglerar bilinnehav, rutiner för skötsel av fordon samt tankning av drivmedel och användandet av tjänstebil.

Vad regleras i en tjänstebilspolicy

En bilpolicy har många olika användningsområden, och kan göras väldigt omfattande om så krävs. För de flesta bolag räcker det dock med ett ganska koncist dokument med följande syften:

• Kontrollera kostnader
• Samla information om säkerhetsrutiner
• Aktivt minimera negativ miljöpåverkan
• Säkerställa att uppsatta regler och riktlinjer följs

Här kan företag bland annat specificera vilka bilmärken och bilmodeller som anställa på bolaget kan välja bland som tjänstebilar. I bilpolicyn kan även kostnader och utsläppsnivåer som företagets tjänstebilar bör hålla sig inom regleras. 

Rätt till tjänstebil

Tillgång till tjänstebil är strikt kopplad till befattningar och arbetsroller som kräver bilkörning, exempelvis återkommande behov av att besöka kunder och partners. Tillgång till tjänstebil ska därför inte vara en del av löneförhandlingar eller förmånsprogram, om inte tydliga behov finns.

Företaget administrerar inte leasingbilar för enbart privat bruk åt sina anställda. Tjänstebil ska godkännas av ansvarig chef och/eller vd.

Företaget kan besluta om att tjänstebil inte längre ska utgå om förutsättningarna för en medarbetare väsentligen förändras – såsom vid föräldraledighet eller sjukskrivning.

Val av bil

Tjänstebilen ska motsvara medarbetarens behov, men också ta hänsyn till säkerhet samt vår gemensamma miljö. En annan viktig faktor vid val av bilmärke och modell är det framtida andrahandsvärdet.

Säkerhet

Företagets viktigaste tillgång är medarbetarna. För att minimera risken för olyckor och andra negativa konsekvenser ska följande säkerhetsföreskrifter alltid följas:

• Vid framförande av tjänstebil ska bilbälte användas av både förare och eventuella passagerare
• Tjänstebilen ska aldrig framföras av förare som är påverkad av alkohol eller droger
• Gällande trafikregler och lagar ska följas
• Människors säkerhet ska aldrig riskeras genom att förare ringer eller sms:ar under körning
• Fordonet ska hållas i ett trafiksäkert och representativt skick
• Mobila enheter, såsom mobiltelefon, ska vara kopplade till en handsfree-enhet vid användning under körning

Vem får använda företagets fordon

En tjänstebil får framföras av aktuell medarbetare samt av personer i hans eller hennes närmaste familj – till den kategorin räknas make/maka eller sambo samt hemmaboende barn.

Underhåll

Din tjänstebil ägs av din arbetsgivare och är i grunden ett arbetsverktyg. Du är alltid ansvarig för att hålla bilen i representabelt och vägdugligt skick. Hit hör också att med jämna mellanrum tvätta och städa bilen.

Körkort

Din tjänstebil ägs av din arbetsgivare och är i grunden ett arbetsverktyg. Du är alltid ansvarig för att hålla bilen i representabelt och vägdugligt skick. Hit hör också att med jämna mellanrum tvätta och städa bilen.

Förarens ansvar

Som medarbetare med rätt till tjänstebil är det ditt ansvar att följa de riktlinjer för tjänstebil som beskrivs i denna policy. Notera att parkeringsavgifter utanför arbetstid inte betalas av arbetsgivaren, om inte annan överenskommelse träffats. Eventuella skador på tjänstebilen, som har uppstått på grund av slarv eller oförsiktighet, eller onormalt slitage, kan föraren också bli betalningsskyldig för.

Beställning av bilar

Här följer riktlinjer för beställning av tjänstebil:

• Närmaste chef och/eller vd är den som ansöker om tjänstebil
• Överenskommelse om tjänstebil ska alltid vara skriftlig
• Ansökan sker via för ändamålet avsedd blankett
• Offert och kalkyl lämnas till närmaste chef och/eller vd

Drivmedel

Som medarbetare med rätt till tjänstebil får du även tillgång till ett drivmedelskort som får användas till specificerade inköp [som drivmedel, biltvätt, spolarvätska samt till bilen normala förbrukningsvaror såsom glödlampor och torkarblad].

Hållbarhet och miljö

Företaget arbetar aktivt för att minska miljöpåverkan från den egna verksamheten. För tjänstebilar gäller därför att de ska vara miljöbilar eller släppa ut koldioxid på en så låg nivå att utsläppen står i relation till företagets ambitioner i miljöarbetet.

Generellt gäller också att de bilmärken och bilmodeller som företaget valt att erbjuda medarbetare med rätt till tjänstebil är utvalda med hänsyn tagen till vår gemensamma miljö. Förare har dessutom ett personligt ansvar att välja en ansvarsfull körteknik, så kallad Ecodriving, för att minimera negativ miljöpåverkan vid varje enskild körning.

Normalt och onormalt slitage av tjänstebil

När det gäller tjänstebil, men även i samband med exempelvis leasing, uppkommer ofta frågor om slitage. Med vad är egentligen normalt slitage som är mer eller mindre ofrånkomligt då en bil körs under flera år? Och vilka påfrestningar som en bil utsätts för kan istället räknas som onormala?

Generellt kan vi säga att “common sense” räcker en lång bit på vägen. Föraren förväntas helt enkelt hålla bilen in- och utvändigt ren, körduglig och trafiksäker.

En smutsig och ovårdad bil med slitna däck och lång tid sedan sista servicebesöket tappar snabbt många tusenlappar på andrahandsmarknaden. Vanliga skavanker som nötta lister och skadade fälgar drar ner värdet ytterligare.

Bedömning

Många tjänstebilsinnehavare har fått bita i det sura äpplet när det varit dags att lämna tillbaka bilen. Att bedöma vad som faktiskt är normalt eller onormalt slitage är inte alltid det enklaste. Vart går egentligen gränsen för normalt slitage – och i vilka sammanhang bör föraren vara betalningsskyldig?

Skador på tjänstebilen som inte kan räknas som normala bör förstås åtgärdas, via reparationer och allra helst garantier. I en bilpolicy kan företag specificera huruvida detta bör bekostas av föraren eller företaget. I regel bör dock sådant som kan kopplas till slarv och oförsiktighet ersättas av föraren i fråga.

Behöver du hjälp med att bedöma slitage och potentiella skador på en tjänstebil så finns det flera webbsidor som erbjuder sådan checklistor, exempelvis Tjänstebilsfakta.

Ansvarsfördelning

Exempel på arbetsgivarens skyldigheter

• Ge så tydliga direktiv som möjligt om vad som anses vara normalt respektive onormalt slitage.
• Ge föraren råd om hur denne enklast undviker kostnader för reparationer och liknande.
• Erbjuda information om hur slitaget kommer att bedömas då det är dags att återlämna bilen.

Exempel på förarens skyldigheter

• Berätta för arbetsgivaren hur bilen är tänkt att användas, och meddela om detta skulle förändras.
• Ge tjänstebilen kontinuerlig service, och reparation vid behov.
• Sätta trafiksäkerhet främst, och alltid följa lagar och regler.
• Undvika överlastning och transport av skadliga eller giftiga ämnen.

Prisbasbelopp

Ett prisbasbelopp används för en mängd olika beräkningar och speglar prisutvecklingen i samhället. Prisbasbelopp ligger bland annat till grund för beräkningen av av värdet på bilförmån – också känt som förmånsvärde.