Vi har sammanfattat vad som normalt ingår i en upphandling, men också tittat på hur en offentlig upphandling skiljer sig åt mot en privat upphandling. Vi ger också tips på hur du som leverantör enklare kan hålla koll på offentliga upphandlingar som är annonserade.
Vad ingår i en upphandling
Här följer de steg som kan ingå i en upphandling:
- Vad ska upphandlas? Identifiera och kravställ vad som ska upphandlas. Här kan också villkor för bedömning av leverantörer definieras. Själva upphandlingsunderlaget tas fram. Ibland är det bra att redan i denna fas ha en dialog med potentiella leverantörer när man tar fram kravställningen, så att man inte får en alltför snäv upphandling. Det är lätt att annars missa möjligheter, verktyg eller produkter som är billigare och effektivare.
- Meddela potentiella leverantörer om upphandlingen. Här finns det tydliga regler för hur skattefinansierade verksamheter ska meddela en upphandling. Privata verksamheter väljer själv vilka leverantörer de vill meddela.
- Låt intresserade leverantörer lämna anbud. Och glöm inte att meddela när de senast behöver lämna sina anbud.
- Utvärdera anbud. Här kommer upphandlingsunderlaget väl till pass, där utvärderingen utgår från de kriterier som är fastställda inför inhämtningen av anbud. Detta ska också vara tydligt kommunicerat enligt tidigare punkter.
- Förhandling. Många gånger behöver man klargöra detaljer eller diskutera villkor, vilket normalt görs efter att ett antal kvalificerade anbud valts ut.
- Beslut och kontraktsskrivning. I den här fasen har den som ansvarar för upphandlingen bestämt vilken leverantör som ska få uppdraget och därmed få kontraktet. Det kan vara viktigt att klargöra specifika villkor eller förväntningar innan kontraktet signeras.
Offentlig upphandling - Vad är extra viktigt att känna till?
Offentlig upphandling är den övergripande benämningen som används när vi beskriver hur myndigheter eller offentliga organisationer köper tjänster, varor, byggentreprenader och så vidare från privata leverantörer. Inom offentlig upphandling används olika sätt att reglera hur kriterierna för inköp ska se ut och det är därför viktigt för företagen som ingår i upphandlingarna att ha full koll på dessa kriterier för att kunna bli valbara som leverantörer. Exempel på sådana kriterier kan vara leverantörens:
- Pris för efterfrågade tjänster eller produkter.
- Ekonomiska stabilitet och kapacitet att utföra uppdraget.
- Tekniska kompetens och förmåga att leverera det som efterfrågas.
- Yrkesmässiga kvalifikationer och erfarenhet.
- Miljöprestanda och hur miljökrav och hållbarhetsmål tillämpas.
- Sociala ansvarstagande.
Verktyg för offentlig upphandling
Offentliga myndigheter och organisationer måste meddela när en upphandling är på gång. Driver du ett företag som tillhandahåller tjänster, produkter eller liknande som efterfrågas av de upphandlande myndigheterna/organisationerna kan du välja att lämna ett anbud. Det är många gånger smidigt att använda särskilda verktyg för att kunna bevaka de upphandlingar som berör den verksamhet som ditt företag är aktiv i. Seiva samarbetar med Mercell som erbjuder en rad upphandlingsverktyg via Seivas inköpstjänst till ett rabatterat pris (minst 15 % rabatt).
Privat upphandling - Vilka är skillnaderna mot en offentlig upphandling?
En privat upphandling sker när ett företag genomför inköp av tjänster, varor eller byggentreprenader på ett mer strukturerat sätt för att säkerställa att kriterier som pris, egenskaper, prestanda med mera uppfylls. Till skillnad från en offentlig upphandling, där särskilda regelverk och lagar tillämpas, regleras privata upphandlingar i större utsträckning av avtalsrätt och policys som företaget själv sätter upp.
